Gostaríamos de apresentar-lhes o EDI, uma tecnologia moderna e eficaz, que visa facilitar o dia-a-dia de organizações que manipulam informações provenientes dos mais diversos pontos geográficos, sejam eles à nível nacional ou internacional, integrando seu conteúdo às aplicações locais de sua empresa.

Parte I: O que é EDI?

Primeiramente, o que é EDI ? a sigla EDI significa Electronic Data Interchange ou Intercâmbio Eletrônico de Dados.

EDI é a troca de informações entre computadores de parceiros. Para que isto seja possível, utiliza-se um formato padrão, de domínio público. No Brasil, estamos vendo o crescimento do formato EDIFACT, um padrão internacional de mensagens criado pela ONU.

Por exemplo, um supermercado pode fazer suas compras de abastecimento por EDI. Ou seja, ao invés de fax, telegrama, ou correio convencional, a Ordem de Compra partirá do computador do supermercado, sendo enviada eletronicamente para o computador do parceiro.

Utilizando o EDI de forma integrada aos aplicativos locais da empresa, o conteúdo destes documentos eletronicos pode servir como "input" ou entrada para aplicações de um computador. Voltando ao nosso exemplo, isto quer dizer que a Ordem de Compra enviada pelo Supermercado, pode alimentar diretamente as aplicações que rodam nos computadores dos parceiros (fornecedores, no nosso exemplo), gerando outros documentos no formato interno utilizado por estas empresas ou até mesmo outros documentos-padrão, como por exemplo, o documento EDIFACT correspondente à Fatura.

O impacto pode ser grande: quando enviadas na forma eletronica, as informações chegam praticamente de forma instantânea ao destino, e podem ser imediatamente processadas por aplicativos que em princípio estão longe do ponto de origem das mensagens.

Cabe a pergunta: Mas não se pode realizar isto sem o EDI padrão ? respondemos: sim, mas sem o EDI padrão, a integração de diferentes parceiros, implicará em grandes mudanças nos aplicativos de sua própria empresa, já que cada qual utilizará um determinado formato. Isto sem falar na manutenção de tais sistemas a longo prazo, pois provavelmente os parceiros – de tempos em tempos – realizarão mudanças nos sistemas, que implicarão em novas adaptações nos seus aplicativos, criando na sua empresa um ciclo repetitivo, de alto custo e difícil de controlar (já que é iniciado por qualquer alteração nas aplicações dos parceiros), constituído por tarefas do tipo:

	Alterações em aplicativos;
	Testes de validação;
	Monitoração da entrada em produção;

Com a adoção do EDI padrão, uma única grande adaptação é necessária. Novos parceiros passam a acrescentar somente pequenas customizações. Bons produtos EDI disponibilizam maneiras robustas de realizar-se atualizações sem afetar o que já está em produção na sua empresa.

Podemos facilmente pressentir que o EDI padrão poderá causar grande impacto na utilização do tempo, na racionalização de recursos humanos e consequentemente nos custos de sua empresa.

A economia de tempo é grande….

	Não há mais necessidade de aguardar um documento-papel chegar via correio para que determinadas providências sejam tomadas. Além disto, elimina-se os riscos associados, tais como possibilidade de perda do documento, atrasos, etc.
	Não há mais redigitação de dados, já que mensagens EDI podem alimentar aplicativos diretamente. Desta forma, elimina-se também a possibilidade de inclusão de novos erros;
	Seu pessoal pode ser treinado para atividades mais nobres, pois tarefas que podem ser automatizadas (como por exemplo a redigitação de dados), passam a ser realizadas pela máquina;

A economia em termos financeiros também é significativa ….

Segundo pesquisas no mercado americano, o documento papel – considerando-se atrasos do correio, gastos com pessoal, erros de digitação, etc… custam em torno de U$ 65. Já o documento EDI em média, sai pelo custo de U$ 1…

Citamos abaixo algumas cifras – também do mercado americano – representando cortes nos custos, obtidos com a adoção do EDI. Sem dúvida, são montantes impressionantes:

	Auto estradas reduziram em 80 milhões de dólares seus custos de manutenção ao adotar o EDI para compra de material;
	Empresas de comunicações reduziram seus custos em aproximadamente 66% ao adotar Ordens de Compra via EDI;
	Empresas do setor de Transportes reduziram gastos com salários em 33% ao adotar EDI;
	Empresas da indústria automotiva americana cortaram custos na faixa de 1 bilhão de dólares com a adoção do EDI na linha de produção;

Com o EDI, a informação fica muito mais precisa, permitindo ….

	Reduzir estoques;
	Diminuir o tempo de entrega de mercadorias;
	Reduzir custos administrativos;
	Aumentar competitividade;
	Melhorar a atuação do Departamento de Atendimento ao Usuário;
	Melhorar a atuação do marketing;

Em suma, informações difíceis de obter-se por meios convencionais, tornam-se rapidamente visíveis para aqueles que tomam decisões nas empresas, permitindo atitudes em tempo hábil, sem maiores esperas impostas pelo fluxo de documentos-papel.

Parte 2: Comunicações 

As mensagens EDI normalmente trafegam através das VANs, ou Value Added Network (Redes de Valor Adicionado) que tem capacidade de implementar caixas postais eletrônicas.

Na verdade, nada impede que se realize a comunicação direta entre os computadores de dois parceiros. Mas não é a maneira mais correta de implantar-se EDI.

Qual a vantagem de utilizar-se os serviços de uma VAN ? uma das mais importantes vantagens, reside no fato que os parceiros não precisam estar conectados um ao outro simultaneamente para comunicar-se. Na verdade, ambos comunicam-se com uma máquina intermediária que fica ligada 24 horas por dia, com capacidade de armazenar as mensagens em caixas postais eletrônicas.

O processo de envio/recepção de mensagens passa a ocorrer da seguinte maneira:

	O originador envia a mensagem para a caixa postal do destinatário no momento que considerar adequado;
	O destinatário por sua vez, vem buscá-la quando julgar conveniente;
	Quando isto ocorre, é gerada uma mensagem de notificação para o originador, informando que sua mensagem foi entregue ao destinatário;

Esta independência é muito importante para o EDI, já que duas máquinas estarão enviando mensagens uma para a outra, cada qual no momento de sua conveniência, sem saber se o computador do destino estará disponível ou não. A VAN soluciona o problema, armazenando a mensagem até que seja devidamente recolhida.

Parte 3: O EDI na sua empresa

O EDI permitirá à sua empresa receber informações quase em tempo real se assim for de sua conveniência.

Os dados sairão do ambiente do parceiro já traduzidos em EDIFACT. Serão transferidos para uma caixa postal na VAN de sua escolha. As mensagens podem ser recolhidas periodicamente (por exemplo, a cada meia hora) por sua empresa. Note que à nível técnico, é fácil integrar as mensagens que chegam em EDIFACT aos aplicativos de sua empresa. Bons produtos oferecem interfaces maleáveis que se adequam aos seus aplicativos internos, seja diretamente ou via programas simples.

Parte 4: Possíveis dificuldades

O ponto mais vulnerável de um processo EDI, não é a implantação técnica, muito pelo contrário…. Sob o ponto de vista técnico, uma empresa pode preparar-se em poucas horas, considerando-se inclusive a instalação do módulo de comunicação. A maior dificuldade reside na resistência à nova tecnologia.

Ao pressentir mudanças na rotina de suas empresas, as pessoas simplesmente rejeitam as novidades e à tudo aquilo que lhes parece ameaçador.

Muitas vezes, o EDI é imposto por um HUB (centralizador de um processo EDI, geralmente firmas que são grandes compradoras) aos seus SPOKES (que são as "pontas" ou fornecedores). Esta pressão funciona da seguinte maneira: caso após determinado prazo, o SPOKE não esteja devidamente habilitado no EDI, simplesmente perde o cliente.

Certamente existem formas mais amenas de implantar-se EDI juntos aos fornecedores. Através de seminários e apresentações, o HUB pode fazer valer argumentos eficazes como economia, agilização, etc. Pode inclusive ajudar na implementação fazendo com que seus SPOKES superem as dificuldades mais rapidamente.

Em geral, deve-se pensar sobretudo nas alterações que o EDI causa no fluxo interno de documentos e procurar fazer com que a nova tecnologia seja bem entendida e aceita na própria empresa.

Somente desta forma, pode-se ganhar suporte interno para o projeto. É muito importante atentar para o fato que o EDI NÃO É UMA DECISÃO TÉCNICA, MAS SOBRETUDO UMA DECISÃO DE NEGÓCIOS.